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Notas de Entrada

Monique Tostes
Por Monique Tostes Oliveira

O que é e quais são os pré-requisitos

O módulo de Notas de Entrada permite incluir, assinar e transmitir suas notas de entrada ao Sefaz, como aquelas com natureza de operação de devolução, ajuste ou importação.

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um arquivo digital e assinado que garante a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Esse arquivo é transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda do seu estado. O Sefaz faz uma pré-validação e retorna um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), que é obrigatório para o trânsito da mercadoria.

No módulo, você também pode importar o XML de seus fornecedores. Isso facilita a inclusão de dados em sua conta para você gerenciar melhor o fluxo de entradas da sua empresa.

Pré-requisitos

  • Habilitação para emitir Notas Fiscais no Sefaz do seu estado.
  • Certificado digital configurado na conta.

Configuração do ambiente de envio da Nota Fiscal

O ERP permite emitir notas fiscais de teste (sem valor fiscal) e notas com valor fiscal.

Para definir qual ambiente usar, siga os passos:

  1. Acesse o menu > início > configurações > aba notas fiscais > Configuração da Nota Fiscal Eletrônica (NFe).
  2. Clique em Acesse a nova configuração de ambiente das notas fiscais.
  3. Marque o tipo de ambiente da NFe, conforme sua necessidade:
    • Ambiente de produção: emissão de notas fiscais com validade jurídica.
    • Ambiente de homologação: testar emissão de notas fiscais.

Configurações das notas de entrada

  1. Acesse menu > configurações > aba notas fiscais e clique em Configurações das notas de entrada.
  2. Habilite a opção Considerar código do fornecedor.
  3. Com essa opção ativa, ao importar o XML da nota, o código (SKU) do produto será preenchido com o código utilizado pelo fornecedor.
  4. Clique em salvar.

Pronto! Agora, ao importar o XML de um fornecedor para cadastrar um novo produto, o campo do código (SKU) será preenchido automaticamente.

Como emitir uma Nota Fiscal de Entrada

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada.
    • Nesta tela, você encontrará todas as notas de entrada já criadas, com suas situações: pendentes, registradas, emitidas e canceladas.
  2. Para iniciar o cadastro, clique no botão incluir Nota Fiscal.
    • Preencha os dados da nota.
    • Ao adicionar um item, tecle Enter para incluir o produto e liberar uma nova linha para o próximo.
  3. A pesquisa de produtos pode ser feita por descrição, código (SKU), GTIN, palavras-chave ou código do fabricante.
  4. Após incluir todas as informações, salve a nota fiscal.
  5. Para transmitir a nota, localize-a na lista, acesse o menu de contexto ao lado do número da NFe salva e clique em enviar para o Sefaz.

Como cadastrar um Conhecimento de Transporte (CT-e)

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada e clique no botão incluir nota fiscal.
  2. No campo Tipo de Entrada, selecione a opção CT-e emitido por terceiros.
  3. Preencha os dados principais do documento:
    • Natureza de operação: informe a natureza correspondente ao serviço de transporte.
    • Série e Número.
    • Data de Emissão e Hora emissão.
    • Chave de acesso: insira a chave de acesso do CT-e.
  4. Na seção Prestador, informe os dados da empresa que realizou o transporte.
  5. Preencha as informações das seções Detalhes da Prestação, Cálculo do Imposto, Transporte e Pagamento.
  6. Ao finalizar, clique em salvar.

Como importar o XML de Notas Fiscais de Entrada

Você pode importar o XML de suas notas de duas formas: diretamente pelo site da Sefaz ou por um arquivo em lote.

Importação via Sefaz

Este método tem um limite de importação de 20 notas por dia.

Para iniciar a busca, acesse o caminho abaixo: menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > Importar XMLs emitidos por terceiros > Importação via serviço do SEFAZ.

Ao final do processo, o ERP irá buscar as notas disponíveis no site da Sefaz.

Importação de XML de fornecedores em lote

Antes de começar, confirme que:

  • O CNPJ de destino nas notas é o mesmo cadastrado na sua conta do ERP.
  • O arquivo para importação está no formato .ZIP e tem no máximo 5 MB.

Siga os passos para importar o arquivo:

  1. Acesse menu > início > Ferramentas > aba importações > XMLs em lote.
  2. Clique em incluir arquivo para importação.
  3. Marque a opção Importação de notas fiscais (NFe) emitidas por fornecedores.
  4. Clique em procurar arquivo ZIP e selecione o arquivo em seu computador.
  5. Após carregar o arquivo, você pode adicionar marcadores para identificar as notas.
  6. Conclua a importação.

Como importar um arquivo XML individual

Siga os passos para fazer a importação de um único arquivo XML.

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > Importar XMLs emitidos por terceiros > Importação via upload de arquivo.
  2. Clique em incluir arquivo para importação.
  3. Marque a opção Importação de notas fiscais (NFe) emitidas por fornecedores.
  4. Clique em procurar arquivo ZIP e selecione o arquivo salvo em seu computador.
  5. Após o arquivo carregar, você pode adicionar marcadores para identificar a nota.
  6. Conclua a importação.

Regras de vínculo dos produtos

Ao importar, o sistema tenta associar os itens do XML aos produtos já existentes em sua conta. A busca segue esta ordem de prioridade:

  • Por EAN: busca um produto no ERP com o mesmo EAN do item na nota.
  • Por Fornecedor + Código do Fabricante + Descrição: busca uma correspondência exata dos três campos.
  • Por Fornecedor + Código do Fabricante: valida o fornecedor e o código do item. Se o fornecedor não corresponder, a busca considera apenas o código do fabricante.
  • Por Código do Fabricante + Descrição: busca uma correspondência exata da descrição e do código do produto no fabricante.
  • Por Descrição: busca um produto com a descrição exata no ERP.

Observações sobre as regras:

  • Se a opção Se não encontrar pelas regras acima, relacionar apenas pela descrição estiver marcada, e nenhuma regra anterior funcionar, o sistema tentará o vínculo apenas pela descrição.
  • Caso nenhuma regra encontre uma correspondência, o item será cadastrado como um produto novo.

 

Outras informações importantes

  • Vínculo com ordem de compra: se o XML tiver a informação da ordem de compra preenchida no campo xPed, a nota será vinculada ao pedido correspondente, e a situação da ordem de compra mudará para Atendida.
  • Datas da nota: a data de emissão e a data de entrada serão preenchidas automaticamente com as informações do arquivo XML.
  • Marcador de vínculo: um marcador especial identifica que a nota de entrada foi vinculada a uma ordem de compra. Ao clicar neste marcador, você visualiza a ordem de compra relacionada.

Como importar XMLs emitidos por terceiros (via Sefaz)

Importante: para utilizar esta função, é necessário ter um certificado digital do modelo A1 (Arquivo) instalado e configurado em sua conta.

 

Passo a passo para a importação

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações e clique em Importar XMLs emitidos por terceiros.
  2. Escolha a regra que o sistema usará para relacionar os produtos da nota com os itens já cadastrados em sua conta:
    • Relacionar pelo fornecedor e descrição do produto
      • O sistema busca a correspondência na seguinte ordem:
        1. Fornecedor + Código do Fabricante + Descrição.
        2. Se não encontrar, busca por Código do Fabricante + Descrição.
        3. Por último, se não encontrar, busca apenas pela Descrição do produto.
    • Relacionar pelo fornecedor e código do produto no fabricante
      • O sistema busca pela combinação dos dois. Se não houver correspondência de fornecedor, o vínculo é feito apenas pelo código do fabricante.
  3. Após escolher a regra, serão exibidos os últimos 50 eventos de notas fiscais retornados pelo Sefaz.
  4. Nesta etapa, você pode escolher como importar:
    • Em lote: marque as notas que deseja da lista e clique em Manifestar Notas Selecionadas e Importar XMLs.
    • Individualmente: use a opção Importar via chave de acesso para buscar uma nota específica informando sua chave.
  5. Após a conclusão, uma mensagem confirmará a importação e as novas notas aparecerão na listagem de notas de entrada.

Exportar XMLs emitidos por terceiros

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações e clique em exportar notas fiscais.
  2. Selecione a opção XML emitidos por terceiros e clique em continuar (ctrl + enter). Você será direcionado para uma nova tela para determinar o mês de referência que deseja filtrar. Em seguida, clique em download.

Atenção: a data de referência para filtro é a data de emissão da nota. O arquivo compactado estará disponível na biblioteca de arquivos do seu desktop.

 

Importar XML da CTe em Notas Fiscais de Entrada

Importar XML da CTe de forma individual

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações e clique em importar XML da CTe.
  2. Antes de clicar em procurar arquivo, escolha as configurações referentes ao CFOP:
    • Utilizar o CFOP presente no arquivo XML
    • Substituir CFOP conforme tabela de regras de CFOP
  3. Após clicar em avançar, selecione o arquivo e clique em importar XML da CTe.

Importar XML da CTe em lote

  1. Para importar o XML da CTe em lote, acesse menu > início > Ferramentas > aba importações e clique em XMLs em lote.
  2. A seguir, clique em incluir arquivo para importação.
  3. Selecione a opção Importação de Conhecimentos de Transporte (CT-e).
  4. Se desejar, cadastre as regras para substituição do CFOP original ao clicar em tabela de regras do CFOP.
  5. Na tabela, cadastre os CFOP de saída e o CFOP equivalente de entrada e salve.
  6. Após isso, clique em procurar arquivo ZIP. Localize o arquivo ZIP e realize o upload em sua conta.
  7. Clique em agendar importação.

Observações:

  • Os arquivos XMLs devem estar soltos dentro do arquivo ZIP.
  • A tabela de CFOP cadastrada permanecerá válida para todas as demais importações.
  • O processo de importação sempre ocorre no mesmo dia, durante a madrugada.
 

Configurar marcadores em Notas Fiscais de Entrada

  1. Acesse menu > configurações > aba notas fiscais > Configurações dos marcadores nas notas fiscais de entrada.
  2. Acesse incluir marcador e adicione o marcador para as notas fiscais.

Observação: ao incluir o marcador, ele será vinculado a uma cor de sua escolha para identificar as notas fiscais.

 

Para adicionar ou remover o marcador em sua nota:

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Selecione uma ou mais notas > mais ações > alterar marcadores.
  2. Clique em incluir ou excluir.
  3. Informe os marcadores.
  4. Clique em confirmar.

Observação: selecionando apenas uma nota, a edição de marcadores pode ser acessada em Menu de contexto (...) > marcadores.

 

Após a inserção dos marcadores, é possível filtrar e localizar as notas de entrada com base neles, usando a opção filtros na tela de Notas de Entrada.

Para excluir um marcador:

  1. Acesse menu > configurações > aba notas fiscais > Configurações dos marcadores nas notas fiscais de entrada.
  2. Selecione o marcador desejado e clique em excluir marcadores.

Cancelar uma Nota Fiscal de Entrada

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > selecione a nota > cancelar NFe.

Atenção: para cancelar notas fiscais fora do prazo, entre em contato com sua contabilidade para que ela possa informar o procedimento correto a ser realizado.

 

Orientações para emitir uma nota de importação

A nota fiscal de importação é o documento que permite que a mercadoria transite no país após sua chegada. A mercadoria fica retida no porto até que a nota fiscal seja emitida para poder circular no país.

Esta nota é uma exigência da legislação brasileira e deve ser emitida por empresas de qualquer regime tributário para que as mercadorias adquiridas do exterior sejam consideradas "nacionalizadas".

Observações:

  • Sugerimos, antes de emitir a nota, alterar o número de casas decimais na quantidade e no preço para a quantidade máxima disponível. A alteração é feita nas configurações do cadastro de produtos, em menu > configurações > aba cadastro, para que não ocorram arredondamentos. Essa configuração pode estar disponível somente para o usuário administrador da conta.
  • É possível importar o XML espelho na nota fiscal de importação direta.
  • Primeiramente, configure uma natureza de operação. Caso não a tenha configurado em sua conta, veja como configurar em naturezas de operação.
  • É necessário que você configure a natureza de operação conforme a orientação da sua contabilidade.
 

Passo a passo para emissão:

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > incluir nota fiscal.
  2. No campo Tipo de Entrada, selecione Importação.
  3. No campo Tipo de pessoa, selecione a opção Estrangeiro.
  4. Preencha a Declaração de Importação no corpo da nota antes de incluir os itens. Dessa maneira, não será necessário informar os dados dela na aba Importação em cada item.
  5. Se a sua nota de importação tiver mais de 1 item, sugerimos que na seção Cálculo do imposto desligue o cálculo automático de impostos e preencha os valores correspondentes à nota fiscal de forma manual.
  6. Após essas configurações, prossiga com o preenchimento dos demais campos para a emissão da nota.

Observação: em importar XML da NFe, é possível importar o XML espelho da NFe. Atualmente, não importamos o XML da DI.

 

Atenção:

  • Os valores da Declaração de Importação podem ser encontrados na DI e no Espelho da nota, fornecidos pelo seu despachante.
  • Caso seja necessário corrigir algum campo na seção Declaração de Importação, realize a correção e, após isso, na seção Itens, utilize a opção Atualizar valores da DI para que os itens da nota sejam atualizados.
 

Orientações para emitir contra nota de produtor rural

Após a emissão de uma nota fiscal de produtor rural, a contrapartida para que ela tenha validade perante a Sefaz é a emissão da Contra Nota (Nota Fiscal Eletrônica – modelo 55).

Essa Contra Nota é uma nota de entrada que deverá ser emitida com os dados do produtor rural como Remetente e que contenha os mesmos produtos e valores da nota do produtor.

Lembre-se de sempre fazer referência à nota do produtor na contra nota, nos campos Nota fiscal do produtor rural referenciada.

  1. Configure uma natureza de operação (tipo entrada). Na configuração, em Configurações avançadas, selecione Sim no campo Compra de produtor rural.
  2. Após configurar a natureza de operação, acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > incluir nota fiscal.
  3. No campo Natureza de operação, informe a natureza que você configurou para produtor rural. Abaixo dos dados do cliente, serão habilitados os campos da Nota fiscal do produtor rural referenciada.
  4. Informe os demais dados da nota, salve-a e autorize-a na Sefaz.

Inutilizar uma sequência de numeração

Acesse suprimentos > Notas de Entrada, clique no botão mais ações e selecione inutilizar numeração.

Observação: as numerações inutilizadas ficarão visíveis em início > ferramentas > Inutilizações de NFes.

 

Emitir uma carta de correção

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > carta de correção.

Atenção: a carta de correção somente poderá ser transmitida quando vinculada a uma NFe autorizada, visto que não é possível corrigir uma NFe cancelada.

 

Como trabalhar com o manifesto do destinatário

A manifestação do destinatário é o conjunto de eventos que permite que o destinatário da NF-e se manifeste sobre sua participação comercial descrita no documento, confirmando as informações prestadas pelo seu fornecedor.

Este processo é composto por quatro eventos:

  1. Ciência da Emissão
  2. Confirmação da Operação
  3. Operação não Realizada
  4. Desconhecimento da Operação

Para realizar a manifestação, acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > manifestação.

Observação: para manifestar a Nota Fiscal de Entrada, ela precisa ter sido importada no ERP pelo seu respectivo XML.

 

Como proceder com notas Aguardando Protocolo ou Aguardando Recibo

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe e clique em outras opções.
  2. Na tela a seguir, acesse a opção consultar situação da NFe.

Atenção: se a nota fiscal for autorizada pela Sefaz, sua situação será modificada para Autorizada. Caso contrário, a situação voltará para Pendente, permitindo que você a envie novamente.

 

Emitir uma Nota Fiscal Complementar

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe e clique em NFe Complementar.

Atenção: é importante verificar com sua contabilidade se é necessário emitir uma Nota Fiscal Complementar ou uma Carta de Correção, pois são documentos distintos.

 

Como trabalhar com impressões em Notas Fiscais de Entrada

Imprimir DANFE

  • Acesse suprimentos > Notas de Entrada > Selecione as notas que deseja imprimir > Clique no botão imprimir DANFEs.
  • Também é possível imprimir a DANFE de notas autorizadas acessando menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > Imprimir DANFEs autorizadas.

Imprimir relatório de Notas Fiscais de Entrada

  • Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > imprimir relatório.

Imprimir etiquetas

  • Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > imprimir etiquetas.
  • Outra maneira é em suprimentos > Notas de Entrada > Selecione a nota > ações > imprimir etiquetas.

Salvar DANFE em PDF

Nas notas com Tipo de entrada Emissão própria ou Importação, acesse o menu de contexto (...) ao lado da nota fiscal > salvar DANFE em PDF.

Lançar estoque a partir das Notas Fiscais de Entrada

Selecionar depósito de estoque na nota

Na seção dados adicionais, selecione em qual depósito de estoque será realizado o lançamento de entrada.

Observação: ao lançar o estoque das notas fiscais em lote, a entrada será realizada no depósito selecionado em cada nota.

 

Lançar estoque (individual)

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > lançar estoque.

Lançar estoque (em lote)

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Selecione as notas fiscais > mais ações > Lançar estoque.

Opções na tela de lançamento de estoque

  • Criar um produto novo: no campo Produto para lançar estoque, clique no Menu de contexto (...) e na opção Cadastrar como produto novo. Preencha os campos e clique em salvar produto. Para finalizar, clique em Lançar estoque.
  • Editar dados do produto: no campo Produto para lançar estoque, clique no Menu de contexto (...) e na opção Editar dados do produto. Edite o campo desejado e clique em salvar produto. Para finalizar, clique em Lançar estoque.
  • Vincular a produto já cadastrado: clique no Menu de contexto (...) e acesse a opção Vincular a produto existente. No campo Produto a vincular, busque pelo produto já cadastrado e clique em Vincular Produto. Para concluir, clique em Lançar Estoque.
  • Não lançar estoque de um produto: se não quiser lançar o estoque de um item da nota, clique no Menu de contexto (...) do produto e selecione a opção Não lançar estoque.
  • Lançar estoque de produtos com variações: no campo Qtde para estoque, informe a quantidade para cada variação.

Observações:

  • As configurações de estoque podem ser acessadas em menu > configurações > aba suprimentos > Configurações de Estoque.
  • Somente é possível editar notas fiscais que não possuam lançamento de contas e/ou estoque e que não tenham sido autorizadas na Sefaz.
 

Estornar estoque das Notas Fiscais de Entrada

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da nota e clique em estornar estoque.

Atenção: somente as notas que não foram integradas aos módulos financeiro e/ou de estoque podem ser editadas.

 

Lançar contas a partir das Notas Fiscais de Entrada

Lançar contas (individual)

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da nota > lançar contas.

Lançar contas (em lote)

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Selecione as notas > ações > lançar contas.

Observações:

  • As configurações de lançamento de contas podem ser efetuadas em início > configurações > aba finanças > Configurações Gerais.
  • Somente é possível editar notas fiscais que não possuam lançamento de contas e/ou estoque e que não tenham sido autorizadas na Sefaz.
 

Estornar contas das Notas Fiscais de Entrada

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe e clique em estornar contas.

Atenção: somente as notas fiscais que não foram integradas aos módulos financeiro e/ou de estoque podem ser editadas.

 

Como clonar uma Nota Fiscal de Entrada

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > clonar nota.

Observação: o ERP também disponibiliza a opção de gerar uma nota fiscal de entrada usando os dados de uma nota de saída. Para isso, clique no Menu de contexto (...) ao lado da nota fiscal de saída e selecione clonar para entrada.

 

Como clonar uma Nota Fiscal de Entrada para Saída

O ERP permite gerar uma nota fiscal de saída usando os dados de uma nota de entrada através do recurso Clonar para saída.

  1. Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado da nota fiscal > clonar para saída.
  2. No campo Natureza da operação, selecione a natureza correspondente à emissão da nota.
  3. Na seção Preço dos itens da nota, selecione o preço que será atribuído aos produtos, entre as opções: Preço da nota fiscal ou Preço de custo.
  4. O próximo passo é clicar em continuar e preencher os demais dados da nota para emissão.

Excluir uma Nota Fiscal de Entrada

  • Exclusão individual: acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > excluir nota.
  • Exclusão em lote: acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Selecione as notas que deseja excluir e clique no botão excluir notas.
  • Exclusão em massa: acesse início > Ferramentas > Exclusão de Registros > incluir tarefa exclusão > em Selecione o que deseja excluir > selecione Notas fiscais.

Atenção: notas fiscais com estoque e/ou contas lançadas não terão esses lançamentos eliminados automaticamente. Caso queira excluir os lançamentos, use as funções para estornar estoque e estornar contas antes de excluir a nota.

 

Dica: antes de excluir documentos, é importante fazer o backup deles. Acesse início > ferramentas > Backup > incluir backup.

 

Enviar Nota Fiscal de Entrada por e-mail

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) ao lado do número da NFe > enviar por e-mail. Para adicionar mais um e-mail, separe-os por vírgula, sem espaços.

Enviar Notas Fiscais pendentes em lote

Acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > enviar notas pendentes.

Observação: esta função também permite o envio de e-mail com as DANFEs e os XMLs das NF-es aos respectivos clientes.

 

Vincular uma Nota de Entrada com Ordem de Compra

Este vínculo ocorre automaticamente quando o XML da nota de entrada possui a informação da ordem de compra preenchida no campo xPed. A ordem de compra terá sua situação alterada para Atendida.

Caso o XML não tenha o campo preenchido, o vínculo pode ser feito manualmente: Acess menu > suprimentos > Notas de Entrada > Clique no menu de contexto (...) da nota > gerenciar vinculo com ordem de compra. A seguir, utilize os filtros para localizar a(s) ordem(s) de compra, selecione-a(s) e clique em salvar.

Informações adicionais:

  • É possível vincular mais de uma ordem de compra à mesma nota de entrada, desde que sejam do mesmo fornecedor.
  • As ordens de compra já vinculadas à nota sempre aparecerão no topo da listagem, já selecionadas.
  • Não aparecerão na listagem as ordens de compra que já possuírem Estoque ou Contas lançados.
  • É possível vincular uma ordem de compra de forma parcial. Basta clicar em Vincular parcialmente após selecionar a ordem de compra.

Como exportar NF-es

Exportar XML: acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > Clique em exportar XML das NFes.

Exportar para planilha: acesse menu > suprimentos > Notas de Entrada > mais ações > Exportar NFes para planilha.

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