Multiempresa - Configurações
O que é e quais são os pré-requisitos
O recurso Multiempresa permite conectar duas ou mais contas do ERP para gerenciar seu grupo de empresas de forma simultânea.
Após conectar as contas, você pode centralizar em uma delas o controle de clientes, fornecedores, produtos e pedidos e sincronizar estoque das suas empresas.
Pré-requisitos
- Disponível para os antigos planos Crescer, Evoluir e Potencializar.
- Novos planos Construa, Impulsione e Domine.
- Extensão Multiempresa instalada na conta.
- Cada empresa deve ter sua própria conta no ERP, com um plano ativo.
Como configurar?
Para começar, instale as extensões Token API e Multiempresas em todas as contas que você irá conectar.
- Acesse menu > início > Loja de extensões.
- Procure por Token API, clique em instalar e confirme.
- Depois, procure por Multiempresas, clique em instalar e confirme.
Após instalar a extensão, você será direcionado automaticamente para a tela de configurações do Multiempresa.
Conectar as empresas
O vínculo entre as contas do ERP é feito pelo Token API. Para que a conexão funcione, as empresas precisam ser adicionadas e autorizadas a enviar e receber dados entre si.
Configurar o envio da Empresa A para a Empresa B
Na Empresa B (Destino), copie o Token API
- Acesse a conta da Empresa B.
- Vá para menu > configurações e, na aba e-commerce, clique em Token API.
- Copie o código que aparece no campo Token.
Na Empresa A (Origem), adicione a Empresa B
- Acesse a conta da Empresa A e acesse menu > configurações > aba geral e na seção Outras configurações, acesse a opção Multiempresa.
- Na aba enviar dados, clique em adicionar empresa de destino.
- Cole o Token da Empresa B (que você copiou no passo anterior) e clique em adicionar.
Na Empresa B (Destino), autorize o recebimento de dados
- Volte para a conta da Empresa B, nas configurações do Multiempresa.
- Acesse a aba receber dados.
- A Empresa A aparecerá na lista. Clique no menu de contexto (…) e depois em autorizar.
Configurar o envio da Empresa B para a Empresa A
Para que a conexão seja completa e as duas empresas se comuniquem, repita o processo, mas invertendo os papéis:
- Copie o Token API da Empresa A.
- Cole o Token na aba enviar dados da Empresa B.
- Autorize o recebimento na aba receber dados da Empresa A.
Importante: estes passos precisam ser repetidos para cada par de empresas que você deseja conectar no seu grupo.
Observações:
- O compartilhamento de estoque entre as contas funciona mesmo que o envio e recebimento de dados ainda não tenha sido autorizado.
- A sincronização de clientes, pedidos e produtos só acontece após a autorização de envio e recebimento de dados entre as contas.
- Ações realizadas em uma empresa do grupo são replicadas para as outras. Caso precise fazer uma alteração em apenas uma empresa, desabilite a sincronização automática temporariamente antes de executar a ação.
- Recomendamos que a configuração do SKU dos produtos seja Manual, e não Sequencial. O SKU é o código que identifica os produtos entre as contas e precisa ser idêntico em todas elas para evitar cadastros duplicados.
Compartilhamento de estoque
Para configurar como o estoque será compartilhado entre as contas, é preciso ajustar os seguintes parâmetros nas configurações do Multiempresa.
1. Considerar estoque desta empresa
Este parâmetro define se o estoque da empresa atual será usado e compartilhado com o grupo.
Quando habilitado:
- O saldo de estoque desta empresa é usado para as operações internas.
- O saldo é enviado para suas plataformas de e-commerce.
- O saldo é somado ao estoque compartilhado com as outras empresas.
Quando desabilitado:
- O estoque próprio desta empresa não é considerado para operações internas nem para o e-commerce.
- Os anúncios desta conta usarão o saldo de estoque compartilhado pelas outras empresas do grupo.
2. Considerar estoque para API
Este parâmetro define qual informação de estoque será disponibilizada em consultas via API. Você pode escolher entre:
- Todas as empresas do grupo: a API informará o saldo total (estoque e reservas) de todas as empresas conectadas.
- Apenas desta empresa: a API informará apenas o saldo e a reserva da empresa atual.
Observação: qualquer movimentação de estoque (entrada ou saída) irá sincronizar e atualizar os anúncios do produto em todas as contas conectadas. O saldo considerado nesta atualização será sempre o saldo total compartilhado pelo Multiempresa.
Dicas:
- Se você deseja somar o estoque de todas as contas, mas manter o controle individual, habilite o parâmetro Considerar estoque desta empresa em todas elas.
- No cadastro de um depósito, selecione o tipo de estoque como próprio. Isso garante que o saldo deste depósito seja compartilhado com as outras contas.
Compartilhamento de cadastros
Configure como os cadastros de clientes, contatos e produtos são compartilhados entre as empresas do seu grupo.
- Atualizar dados do cliente ao enviar pedido: se habilitado, os dados do cliente do pedido são atualizados na empresa de destino.
- Atualizar campos do produto ao enviar pedido: se habilitado, os dados dos produtos contidos no pedido são atualizados na empresa de destino.
- Sincronizar contatos automaticamente: se habilitado, qualquer cadastro, alteração ou exclusão de contatos nesta empresa será replicado para todas as outras.
Atenção: a sincronização usa o Nome e o CPF/CNPJ para vincular os contatos. Para evitar duplicidade, recomendamos desabilitar a opção permitir CPF/CNPJ duplicado nas configurações de cadastro.
- Sincronizar produtos automaticamente: se habilitado, qualquer cadastro, alteração ou exclusão de produtos nesta empresa será replicado para todas as outras.
Dicas:
- A sincronização só ocorrerá para produtos alterados após a ativação deste parâmetro.
- Para sincronizar produtos antigos (que não foram alterados), selecione-os na tela de produtos e use a opção enviar produtos para outras empresas no menu mais ações.
- Se você centraliza o cadastro de produtos em uma única empresa, habilite este parâmetro apenas nela.
Regras de vínculo para a sincronização de produtos
Aqui você escolhe qual campo o sistema usará para identificar e vincular os produtos entre as contas. As opções são:
- SKU
- SKU, GTIN
- SKU, GTIN ou Descrição do produto
Observações:
- SKU é a chave: a sincronização depende de um SKU idêntico entre as empresas. Recomendamos configurar o SKU como Manual no cadastro de produtos. Produtos sem SKU serão sempre duplicados.
- Conflito de SKU: se existirem produtos diferentes com o mesmo SKU, o produto da empresa de origem (onde a alteração foi feita) irá substituir o cadastro na empresa de destino.
- Estrutura do produto: a estrutura do produto (simples, kit ou com variação) deve ser a mesma em todas as empresas para que a sincronização ocorra corretamente.
- Alteração de estrutura (ex: Simples para Kit): ao realizar este tipo de mudança, sugerimos que a sincronização automática esteja habilitada em apenas uma empresa para evitar que a alteração sobrescreva um produto diferente com o mesmo SKU em outra conta.
Como restringir o compartilhamento de informações
Você pode escolher quais informações de um produto não devem ser sincronizadas entre as empresas do seu grupo.
- Clique em restringir compartilhamento de informações.
- Na tela seguinte, habilite os campos que você deseja bloquear.
- Clique em salvar.
Os campos que podem ter o compartilhamento restringido são:
- Estoque mínimo e máximo
- Fornecedor
- Localização
- Preço de custo e médio
- Preço de venda e promocional
Após salvar, os campos que você bloqueou aparecerão listados abaixo do título da configuração, como um lembrete.
Compartilhamento de pedidos
Configure como os pedidos de venda são transferidos e gerenciados entre as empresas do seu grupo.
Marcar pedidos enviados como cancelados na empresa de origem
- Se habilitado: quando um pedido é enviado para outra empresa, ele é automaticamente cancelado na origem. O estoque reservado é estornado e todo o controle do pedido (faturamento, envio, etc.) passa a ser da empresa de destino.
Considerar a natureza de operação padrão da empresa de destino ao enviar pedidos
- Se habilitado: o pedido recebe a natureza de operação padrão da empresa de destino, e os impostos são recalculados com base nela.
- Se desabilitado: o sistema busca na empresa de destino uma natureza com o mesmo nome da usada na origem. Se não encontrar, aplica a natureza padrão da destino.
Envio Automático de Pedidos (Regras de Sincronização)
Para transferir pedidos automaticamente, habilite a opção Enviar pedidos de venda automaticamente e configure as regras que definem quando e como o envio deve acontecer.
Como criar uma regra
- Clique em adicionar regra.
- Na tela lateral, preencha as condições para a transferência do pedido.
- Ao final, clique em salvar para confirmar a regra.
Configurando os campos da regra
- Empresa destino: selecione para qual empresa o pedido será enviado.
- Quando o pedido for referente aos estados: a regra só se aplicará a pedidos com endereço de entrega nos estados selecionados.
- Quando o pedido vier através da integração: a regra só valerá para pedidos vindos dos canais de venda (e-commerce, marketplace) que você selecionar. Marque sem integração para pedidos feitos internamente (no PDV, via API, etc.).
- Quando o pedido estiver na situação: define o gatilho para a transferência. O pedido só será enviado quando atingir a situação escolhida (ex: Aprovado).
Gerenciando as regras
- Você pode criar quantas regras forem necessárias para sua operação.
- Após adicionar uma regra, você pode usar os ícones na listagem para editar, clonar ou excluir.
Observações:
- Gatilho da transferência: o pedido só é transferido quando atinge a situação definida na regra.
- Recálculo de impostos: ao chegar na empresa de destino, os impostos do pedido são sempre recalculados com base nas configurações da natureza de operação daquela conta.
- Duplicidade de Notas: se a regra envia o pedido na situação Aprovado e ambas as empresas (origem e destino) têm a automação para gerar nota fiscal ao aprovar o pedido habilitada, a nota fiscal poderá ser emitida nas duas contas.
- Envio manual: as regras de sincronização também são consideradas no envio manual de pedidos.
Para informações sobre a utilização do Multiempresa, acesse esse artigo: Multiempresa - Utilização
