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Integração ERP da Olist com a Yampi

Monique Tostes
Por Monique Tostes Oliveira

Conheça a Yampi

A integração com a Olist foi desenvolvida pelo ERP da Olist. Com ela, você pode acompanhar a movimentação dos pedidos e produtos da sua conta Olist diretamente no ERP.

Recursos disponíveis

  • Receber pedidos
  • Receber produtos
  • Enviar produtos
  • Enviar estoque
  • Enviar preços
  • Sincronizar situação
  • OMS

Configuração da integração com a Yampi

Observações: se você já tiver integrações configuradas na sua conta, elas serão exibidas e indicadas da seguinte forma:

  • Ativa: A integração foi configurada com sucesso e está pronta para uso.
  • Inativa: A loja está inativa no ERP, ou seja, ela não está disponível para sincronização de pedidos, produtos e outras ações.
  • Não conectada: A configuração ainda não foi realizada.

Somente as integrações ativas serão exibidas para uso nas sincronizações, importações e demais ações no ERP.

 

Para configurar a integração com a Yampi, siga este passo a passo:

Configuração inicial

  1. Acesse menu > início > Integrações para iniciar a configuração.
  2. Clique em adicionar integração, busque por Yampi e clique em Instalar.
  3. Na aba Integração, campo Nome informe o nome da integração no ERP.

Atenção: as credenciais Alias, Token e Chave secreta são obtidas no painel da Yampi, clicando no logo da empresa, no canto superior direito, e em "Credenciais de API".

 
  1. Para validar os dados informados, clique em Testar configurações .
  2. Na aba configurações, defina os seguintes campos:

Sincronização de produtos

  • Enviar imagens dos produtos ao sincronizar: Selecione uma das opções para que as imagens do produto, no ERP, sejam enviadas para o e-commerce.
  • Ao importar produtos: Selecione uma das opções para que o ERP receba as imagens dos produtos importados do e-commerce no cadastro do produto.
  • Enviar dias para preparação ao sincronizar: Habilite esta opção para enviar a informação sobre a quantidade de dias necessários para o envio dos produtos para a Yampi.

Observação: para preencher este campo, acesse menu > cadastro > Produto > Editar > aba dados gerais > seção Estoque > Dias para preparação. O campo pode ser preenchido por planilha e será incluído nas APIs de cálculo de frete.

 
  • Na importação de produtos, ao atualizar um produto, atualizar o Código (SKU): Habilite este campo para atualizar o Código (SKU) sempre que os produtos forem importados do e-commerce.

Sincronização de pedidos

  • Importar valor do frete nos pedidos: Habilite esta opção para importar o valor do frete junto com os pedidos.
  • Sincronização automática dos pedidos: Habilite esta opção para usar o recurso de OMS na integração com seu e-commerce. Para saber mais sobre o recurso, acesse OMS.
  • Enviar rastreamento ao alterar a situação no ERP para enviado: Habilite este parâmetro para que o código de rastreamento seja enviado automaticamente para a plataforma sempre que a situação do pedido for alterada para Enviado. Saiba mais sobre esta rotina na Central de Ajuda Atualizar situação de envio dos pedidos.
  • Marcar pedido como entregue ao alterar a situação no ERP: Habilite este parâmetro para que, sempre que a situação do pedido for alterada para Entregue no ERP, ela também seja alterada no seu e-commerce.
  • Formatar nome dos contatos no recebimento dos pedidos: Habilite esta opção para que o nome do cliente seja formatado com as iniciais maiúsculas no nome e sobrenome ao importar os pedidos.
  • Enviar e-mail, através da plataforma, ao alterar a situação do pedido no ERP: Habilite este parâmetro para que a plataforma envie um e-mail para o cliente quando a situação do pedido for alterada para Enviado ou Entregue.

7. Na aba Estoque, defina as regras de estoque para a integração: 

Atualizar estoque na loja virtual a partir do Tiny Selecione umas opções disponíveis para atualização do estoque, não atualizar, enviar saldo físico (estoque total) ou enviar saldo disponível (estoque total considerando a reserva de estoque). 
Depósito a ser considerado na integração

Selecione o depósito padrão para: importar pedido, importar produtos e enviar estoque.

* O campo depósito a ser considerado na integração é exibido apenas para as contas  com a extensão de depósitos de estoque instalada.

8. Na aba Dados Fiscais, selecione a forma de envio dos dados da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para o e-commerce: Automático ao autorizar nota fiscal ou Manual.

No campo Natureza de operação para venda, selecione a natureza de venda padrão para esta integração. A natureza selecionada será atribuída aos pedidos importados no ERP e usada ao gerar a Nota Fiscal a partir do pedido.

Observações:

  • Para forma de envio Manual consulte maiores informações em Enviar dados da NFe ao e-commerce (Manual).
  • Você pode Habilitar ou Desabilitar o campo Definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS. Ao habilitar, você poderá selecionar uma natureza de operação específica. Ela será usada quando o ERP identificar que o pedido de venda é de um cliente contribuinte.
 

9. Na aba Gestão de preços, defina a regra de preços para a integração, tanto para importação quanto para envio de produtos para o e-commerce.

  • Preço fixo: O preço de venda do anúncio é um valor fixo, que leva em conta os acréscimos e descontos aplicados individualmente.
  • Conforme regras de preço: Considera todas as regras de precificação do marketplace, como percentual de comissão, adicional de frete para produtos com preço mínimo e/ou por faixa de peso cubado, e a fórmula de cálculo para aplicar os valores adicionais. Se você escolher esta opção, siga a configuração de Precificação de anúncios com base nas regras das plataformas de e-commerce e marketplaces.
  • Conforme lista de preços: Usa listas de preços dos produtos, específicas para o e-commerce ou marketplace. Ao definir esta regra, no campo Lista de preços utilizada nos produtos, selecione a lista de preços a ser considerada na importação de pedidos. Para saber como configurar, acesse o artigo sobre Listas de preços.

10. Na aba Categorias, vincule as categorias de produtos do ERP com as categorias do e-commerce. Assim, os produtos serão enviados para as categorias já mapeadas.

As categorias já cadastradas são exibidas em Categoria no ERP. Adicione o Código da categoria no e-commerce clicando em Configurar categoria no e-commerce.

Observações:

 

11. Na aba Situações, você pode relacionar as situações dos pedidos no e-commerce com as do ERP, além de definir o fluxo da sequência de situações no ERP.

  • Adicione as situações padrão do e-commerce clicando em Adicionar situações padrão.
  • Para adicionar novas situações, clique em Adicionar mapeamento de situação.

Para alterar a situação de um pedido para uma anterior, habilite a opção Permite retroceder situação dos pedidos na sincronização de situações. Por exemplo, um pedido com a situação Enviado poderá voltar para Preparando Envio.

Observação: Ao importar um pedido de venda do e-commerce para o ERP, ele assume a situação configurada. Se a situação não estiver configurada, o pedido importado terá a situação Em aberto atribuída.

 

12. Na aba Formas de recebimento, você pode vincular as formas de recebimento dos pedidos da sua loja virtual com as formas de recebimento do ERP. Assim, suas contas a receber serão geradas no ERP com as mesmas informações da plataforma.

Para fazer isso, primeiro habilite o parâmetro Importar forma de recebimento nos pedidos. Depois, clique em Adicionar forma de recebimento.

Em seguida:

  1. No campo Forma de recebimento, selecione a forma de recebimento do ERP que você quer vincular à da integração.
  2. No campo Código na integração, clique no botão Relacionar forma de recebimento e selecione a forma de recebimento da sua plataforma.
  3. Se você souber o código da integração, pode clicar em Informar código manualmente e digitá-lo.

Observação: ao adicionar as formas de recebimento, o ERP busca as que já estão configuradas na sua conta. Para saber como cadastrá-las, acesse Formas de Recebimento.

 

Para confirmar o relacionamento, clique em Relacionar.

13. No campo Forma de recebimento padrão, defina a forma de recebimento que será usada sempre que o pedido importado não tiver uma forma relacionada.

14. Na aba Formas de frete, você pode mapear as formas de frete do e-commerce com as formas de envio cadastradas no seu ERP.

Para mapear as formas de frete, siga os passos abaixo:

  1. Nos campos Forma de envio e Forma de frete, selecione as formas que você quer mapear.
  2. Em Código na integração, clique em Relacionar forma de frete.
  3. Na lista, selecione a forma de envio correspondente na sua plataforma.
  4. Se a forma de frete não for exibida, você pode obtê-la a partir de um pedido que já tenha a mesma forma de frete para fazer a relação. Caso você saiba o código da integração, clique em Informar código manualmente e digite o código.
  5. Clique em Relacionar para confirmar o vínculo.
  6. Para adicionar mais formas de frete, clique em Adicionar.

Observações: ao adicionar as formas de frete, o ERP busca as formas de envio já configuradas na sua conta. Para cadastrar novas formas de envio, acesse Formas de Envio.

 

15. Na aba Custos, você define os custos de comissão cobrados pelos pedidos do marketplace. Escolha se a base de cálculo da comissão vai considerar o valor total da venda ou o total da venda sem o frete.

Observação: a aba custos só será exibida se a extensão custos do e-commerce estiver instalada.

16. Clique em salvar, para salvar as configurações.

Recebendo pedidos do e-commerce no ERP

Os pedidos realizados no e-commerce serão listados em menu > vendas > Pedidos no e-commerce > aba da loja virtual.

Os pedidos podem ser filtrados por situação e período.

Selecione os pedidos desejados e clique em receber pedidos. Com esta ação, os pedidos serão recebidos no ERP e você poderá visualizá-los em menu > vendas > Pedidos de Venda

Observação: para sincronizar a situação dos pedidos do ERP com o e-commerce, clique em Sincronizar situação. 
A sincronização só funciona para os pedidos que já foram importados para o ERP.

 

Importando produtos do e-commerce no ERP

Para importar os produtos cadastrados na sua loja virtual para o ERP, siga os passos abaixo.

  • Acesse menu > cadastros > Produtos > receber do e-commerce.
  • Selecione sua loja virtual no campo Integração e clique em Avançar.

Campos importados

  • Altura embalagem
  • Código (SKU)
  • Código da categoria principal no e-commerce
  • Comprimento embalagem
  • Descrição
  • Descrição complementar
  • Descrição para SEO
  • Dias para preparação
  • Estoque atual
  • Garantia
  • GTIN
  • Imagens
  • Keywords para SEO
  • Largura embalagem
  • Marca
  • NCM
  • Peso bruto
  • Peso líquido
  • Preço de custo
  • Preço de venda
  • Preço promocional
  • Título para SEO
  • Variações

3. Em seguida, selecione quais anúncios você quer importar: Todos os anúncios, Apenas anúncios novos ou Anúncio individual.

Observação: para encontrar o anúncio individual, é necessário preencher o campo Identificador do anúncio.

 

Defina as opções de atualização dos produtos:

  • Atualizar todos os dados do produto ou Apenas dados não preenchidos
  • Atualizar preço dos produtos já existentes
  • Atualizar o estoque
  • Atualizar imagens
  • Preencher dados fiscais (NCM, Origem, Unidade), sendo possível preencher informações padrão para esses campos. Elas serão usadas para produtos novos e para os que não têm dados fiscais.

4. Para concluir o processo de recebimentos dos produtos, clique em Importar.

Observação:

  • A opção Criar exceções de preços será exibida se a regra de preço da integração for Conforme lista de preços. Ao selecionar essa opção, os produtos da lista com preços diferentes serão criados e atualizados. Saiba mais em Listas de preços.
  • Se for preciso interromper a importação de produtos, por qualquer motivo, você pode clicar em Interromper. É possível continuar a importação de onde parou em até 7 dias corridos.
 

Enviando produtos para a integração

Para enviar produtos do ERP para sua integração, siga este passo a passo:

  1. Acesse menu > cadastros > Produtos.
  2. Selecione um ou mais produtos para envio e clique em Enviar para o e-commerce.
    • Observação: Se você selecionar apenas um produto, o envio para o e-commerce também pode ser feito pelo Menu de contexto (...) > Enviar para o e-commerce. Para enviar todos os produtos em lote, acesse a ajuda Enviar produtos em lote ao e-commerce.
  3. No campo Plataforma, selecione sua loja Yampi.
  4. Se quiser, marque as opções Atualizar estoque no e-commerce e Parar o envio em lote caso algum produto seja rejeitado.
  5. Clique em Avançar e verifique se as informações dos produtos estão corretas. Os dados de envio mostrados são: Identificador, Descrição, Código (SKU), Preço e Estoque.
  6. Clique em Enviar para finalizar o envio dos produtos.

Campos enviados

  • Altura embalagem
  • Código (SKU)
  • Código da categoria principal no e-commerce
  • Comprimento embalagem
  • Descrição
  • Descrição complementar
  • Descrição para SEO
  • Dias para preparação
  • Estoque atual
  • Garantia
  • GTIN
  • Imagens
  • Keywords para SEO
  • Largura embalagem
  • Marca
  • NCM
  • Peso bruto
  • Preço de custo
  • Preço de venda
  • Preço promocional
  • Título para SEO
  • Variações

Por fim, a tela Resumo do envio será exibida. Clique em Revisar para checar as informações do produto ou em Finalizar para concluir o processo.

Gerenciando e atualizando o preço dos produtos

Para gerenciar o preço dos produtos no ERP e atualizá-los na plataforma, siga este passo a passo:

  1. Acesse menu > cadastros > Produtos.
  2. Clique em mais ações e, em seguida, em reajustar preços dos produtos.
  3. Use as opções de filtros ou clique em Listar produtos.
  4. Clique em Informar reajuste.
  5. Selecione os produtos que você quer atualizar.
  6. Em Reajuste, informe o percentual ou, na coluna novo preço, informe o novo valor individualmente para cada produto. Depois, clique em Aplicar aos selecionados.
  7. Marque a caixa Atualizar preços no e-commerce e selecione a sua plataforma.
  8. Clique em salvar e confirme a atualização dos preços.

Uma janela será exibida com o resultado da atualização.

Enviando estoque e preço dos produtos

Enviando estoque

  1. Acesse menu > cadastros > Produtos.
  2. Selecione um ou mais produtos para envio.
  3. Clique em mais ações > enviar estoque ao e-commerce.
    • Observação: Se você selecionar apenas um produto, o envio do estoque também pode ser feito pelo Menu de contexto (...) > Enviar estoque ao e-commerce.
  4. No campo Plataforma, selecione sua loja Yampi.
  5. Defina se serão enviados os saldos físico ou disponível dos produtos e clique em Selecionar. Os dados do produto (Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Estoque) serão exibidos em seguida.
  6. Verifique se as informações estão corretas e clique em Enviar.

Enviando preço

  1. Acesse menu > cadastros > Produtos.
  2. Selecione um ou mais produtos para envio.
  • Observação: Se você selecionar apenas um produto, o envio do preço também pode ser feito pelo Menu de contexto (...) > Enviar preços para o e-commerce.
 
  1. No campo Plataforma, selecione sua loja Yampi e clique em Selecionar. Os dados do produto (Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço) serão exibidos em seguida.
  2. Verifique se as informações estão corretas e clique em Enviar.

Sincronizando a situação dos pedidos

Atenção: para sincronizar a situação dos pedidos, você precisa ter configurado a importação dos pedidos do e-commerce para Pedidos de venda e feito o Mapeamento das situações. Se ainda não fez isso, acesse a ajuda Configurar integração com a Yampi.

Para sincronizar a situação dos pedidos:

  1. Acesse menu > vendas > Pedidos do e-commerce.
  2. Selecione a loja virtual.
  3. Marque os pedidos que já foram enviados e clique em Sincronizar situação.

Observação: depois da sincronização, o status em Situação no ERP corresponderá à situação do pedido no e-commerce, de acordo com o mapeamento que você fez.

 

Enviando código de rastreio para a plataforma

Atenção: para enviar o código de rastreamento, é preciso identificar a transportadora (Correios ou Transportadora) no pedido ou na nota fiscal. O campo será preenchido no Pedido de Venda ou na Nota Fiscal. Depois, você deve gerar o agrupamento (PLP ou Coleta) no módulo de Expedição. Veja como fazer a Expedição.

 
  1. Acesse menu > vendas > Expedição.
  2. Adicione o filtro por forma de envio e selecione a forma Correios.
  3. Na aba Concluídas, clique no Menu de contexto (...) > Enviar código de rastreio para o e-commerce.

Observação: Quando o código de rastreio é enviado, a URL de rastreamento também é enviada e a situação dos pedidos é alterada para Enviados. Ao acessar a expedição, um marcador é adicionado para mostrar que o código já foi enviado.

 

Enviando dados da chave de acesso para o e-commerce

O envio dos dados da chave de acesso para o e-commerce pode ser feito pelos módulos de Expedição ou Nota Fiscal do ERP.

Envio pela expedição

  1. Acesse menu > início > vendas >
  2. Adicione o filtro Agrupamentos e selecione a visualização visão por pedidos.
  3. No filtro por forma de envio, selecione Transportadora.
  4. Localize o número de expedição, clique no menu de contexto (...) e selecione enviar chave de acesso para o e-commerce.

Envio pelas notas fiscais

  1. Acesse menu > início > vendas > Notas Fiscais > aba emitidas.
  2. Selecione as notas que você quer enviar e clique em mais ações > enviar dados da NFe para e-commerce.

Observação: além da chave de acesso da Nota Fiscal, a Data de emissão, Número, Valor da NF-e e a URL do XML também são enviadas. A Nota Fiscal precisa estar autorizada na Sefaz para que o envio seja feito com sucesso.

 

Marcando pedidos como entregues no e-commerce

Ao marcar os pedidos como entregues no ERP, eles são sincronizados com o status Entregue na plataforma.

  1. Acesse menu > vendas > Expedição.
  2. Selecione a forma de envio e, na aba Concluídas, clique no menu de contexto (...) > marcar pedidos como entregue.
  3. Na guia Marcar como entregue, informe a data de entrega do produto e clique em marcar como entregue.
  4. Depois disso, um marcador é adicionado à expedição para mostrar que a venda foi marcada como entregue e sincronizada com o marketplace.

Dicas e informações adicionais

  • Se precisar excluir os mapeamentos dos produtos com a sua plataforma, acesse menu > início > Integrações. Procure a integração desejada, clique no menu de contexto (...) > excluir todos os anúncios no ERP. Lembre-se que esta ação não pode ser desfeita.
  • Após importar um pedido, você pode cadastrar o produto no ERP pelo menu de contexto (...) > lançar estoque.
  • É possível importar produtos via planilha, usando o nosso layout disponível em Importador de produtos.
  • Sempre que um pedido é importado, o cliente é cadastrado automaticamente em Cadastros > Clientes e fornecedores.
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