Integração ERP da Olist com a VirtUOL
Com esta integração, você gerencia seus pedidos e catálogo de produtos. Além disso, os estoques serão atualizados automaticamente e os clientes relacionados aos pedidos vão ser importados para o ERP.
Recursos disponíveis
| Receber pedidos | ✔ |
| Receber produtos | x |
| Enviar produtos | ✔ |
| Enviar estoque | ✔ |
| Enviar preços | ✔ |
| Sincronizar situação | ✔ |
| OMS | x |
Passo a passo
Configurar integração com a VirtUOL
Configurar a integração no ERP
Acesse as configurações de e-commerce do ERP em Menu → Configurações → Aba E-commerce → Integrações.
Agora, clique no botão Incluir integração para adicionar as configurações de integração.
Caso já possua integrações configuradas em sua conta, as mesmas serão exibidas e indicadas com suas respectivas situações.
Cada situação indica:
- Ativa: Representa que a configuração da integração foi realizada com sucesso e a mesma encontra-se pronta para uso.
- Inativa: Indica a inatividade desta loja no ERP, a mesma não será utilizada ou mostrada para sincronização de pedidos, produtos e demais ações pertinentes.
- Não configurada: Esta situação indica que a configuração ainda não foi realizada.
- Não instalada: Representa que ainda não houve a comunicação com o e-commerce para ativar a integração.
Configurar aba Integração
Na aba Integração , selecione VirtUOL no campo Integração. Assim irá abrir todas as abas de configuração desta integração.
No campo Nome informe o nome da sua loja na integração. Este campo já vem preenchido com o nome da integração.
Na seção Autenticação , preencha os campos abaixo:
| ID Loja API | Preencha este campo com o ID da loja API. |
|---|---|
| Usuário API | Preencha esta informação com o usuário API. |
| Senha API | Preencha esta informação com a senha API. |
| Integration Key API | Preencha este campo com a Integration Key API. |
Para concluir, verifique se os dados informados estão corretos clicando no botão Testar configurações.
Configurar aba Configurações
Agora, na aba Configurações , defina os campos conforme abaixo:
Sincronização de produtos
| Enviar imagens dos produtos ao sincronizar | Através desta opção, defina se as imagens dos produtos serão importadas Apenas para novos produtos ou se será importada para todos os itens (ao habilitar a opção Sim ). |
|---|---|
| Enviar categorias ao atualizar | Habilite esta opção caso deseje com que a categoria dos produtos na plataforma sejam enviadas ao atualizar produtos já existentes. |
Sincronização de pedidos
| Importar forma de recebimento nos pedidos | Habilite a opção para receber a forma de recebimento na importação dos pedidos. A configuração das formas de recebimento devem ser realizadas na aba Formas de recebimento. |
|---|---|
| Importar valor do frete nos pedidos | Habilite a opção se deseja importar o valor do frete na importação dos pedidos. |
| Enviar rastreamento ao alterar a situação no ERP para enviado | Se esta opção estiver habilitada, sempre que a situação de envio do pedido for alterada para Enviado no ERP, o código de rastreio será enviado de forma automática para a plataforma. Saiba mais sobre essa rotina através da ajuda Atualizar situação de envio dos pedidos. |
| Marcar pedido como entregue ao alterar a situação no ERP | Ao habilitar esta opção, sempre que um pedido for alterado para a situação Entregue no ERP, o mesmo também terá o seu status alterado na plataforma. Saiba mais sobre essa rotina através da ajuda Atualizar situação de envio dos pedidos. |
| Enviar e-mail, através da plataforma, ao enviar rastreamento à VirtUOL | Ative essa opção caso queira que a plataforma envie automaticamente um e-mail para os compradores da loja virtual ao receber o rastreamento a partir do ERP. |
Configurar aba Estoque
- Na aba estoque, defina as regras de estoque da integração:
| Atualizar estoque na loja virtual a partir do ERP | Selecione umas opções disponíveis para atualização do estoque, sendo elas: não atualizar, enviar saldo físico (estoque total) ou enviar saldo disponível (estoque total considerando a reserva de estoque). |
|---|---|
| Depósito a ser considerado na integração |
Escolha qual será o depósito padrão para: importar pedido, importar produtos e enviar estoque. * O campo depósito a ser considerado na integração será exibido nas contas que possuem a extensão depósitos de estoque instalada |
| Utilizar reserva de estoque na VirtUOL | Se você utiliza o serviço de Reserva de estoque na VirtUOL , selecione a opção Sim. Também será preciso utilizar o módulo de Reserva de estoque em sua conta no ERP. Saiba como trabalhar com o módulo reserva de estoque. |
Configurar aba Dados Fiscais
Na aba Dados Fiscais , no campo Natureza de operação para venda desta integração selecione uma Natureza de venda padrão para essa plataforma. A natureza selecionada será atribuída na Importação dos pedidos no ERP e no momento em que gerar a Nota Fiscal através do pedido importado.
Além disso, você pode Habilitar ou Desabilitar o campo Definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS. Habilitando esse campo, você poderá selecionar uma natureza de operação específica, a qual será aplicada no momento em que o ERP identificar que o pedido de venda trata-se de um cliente contribuinte.
Configurar aba Gestão de preços
Na aba Gestão de preços , defina qual será a regra de preços para a integração, tanto para importação, quanto para envio de produtos ao e-commerce.
- Preço fixo : conforme o preço do produto, o anúncio pode receber um valor fixo de preço de venda, levando em consideração acréscimos e descontos aplicados individualmente;
- Conforme regras de preço : trata-se de todas as regras do marketplace no que diz respeito ao percentual de comissão, adicional de frete para produtos com preço mínimo e/ou por faixa de peso cubado dos produtos e fórmula de cálculo para aplicar os valores adicionais;
- Conforme lista de preços : para uso de listas de preços dos produtos, específicas para o e-commerce ou marketplace.
Ao definir a regra como Conforme lista de preços , no campo Lista de preços utilizada nos produtos , selecione a lista de preços que será utilizada na importação de pedidos do e-commerce. Saiba como configurar Listas de preços.
Ao definir a regra como Conforme regras de preço , siga a configuração de Precificação de anúncios com base nas regras das plataformas de e-commerce e marketplaces.
Configurar aba Situações
Na aba Situações , ao clicar em Adicionar situações padrão , é adicionado as situações presentes no e-commerce e as mesmas serão listadas na coluna Código da situação no E-commerce.
Abaixo, em Sequência das situações no ERP é apresentado um fluxo de situações dos pedidos.
No campo Permite retroceder situação dos pedidos na sincronização de situações , habilite a opção se deseja permitir a alteração da situação do pedido para uma situação anterior da situação atual, por exemplo, um pedido Enviado voltar para a situação Preparando Envio.
Na coluna Situação no ERP , selecione a situação correspondente no ERP. Existe também, a possibilidade de adicionar novas situações ao clicar em + Adicionar mapeamento de situação.
Observação:
Ao importar um pedido de venda do e-commerce para o ERP, o pedido assume a situação configurada. Caso não seja realizada a configuração o pedido será importado e atribuído a situação Em aberto.
Configurar aba Formas de Recebimento
Na aba Formas de Recebimento , pode-se relacionar as formas de pagamento dos seus pedidos da loja virtual com a forma de recebimento no ERP. Esta configuração fará com que suas contas a receber sejam geradas corretamente no ERP, com as mesmas informações.
Ao habilitar o parâmetro Importar forma de recebimento nos pedidos , será possível realizar o mapeamento das formas de pagamento presentes em sua plataforma com os respectivos destinos no ERP.
Na configuração Forma de recebimento padrão para os pedidos importados deste e-commerce , selecione a forma de recebimento que será utilizada caso o pedido seja importado sem nenhuma forma mapeada.
Logo abaixo, em Relacione as formas de recebimento do ERP com as da integração , no campo de Forma de recebimento , selecione a forma de recebimento do ERP que deseja mapear.
Depois, através do campo Código na integração , clique sobre o botão Relacionar forma de recebimento.
Na janela que será exibida, selecione a forma de recebimento de sua plataforma que será vinculada à forma de pagamento escolhida anteriormente.
Caso nenhuma forma de recebimento seja exibida ou se a forma que você deseja vincular não está sendo exibida na listagem, existe a possibilidade de realizar a busca da forma vinculada em um pedido da plataforma através do botão Obter via pedido. Também, caso você já possua a informação de qual código deverá utilizar para realizar o vínculo, clique em Informar código manualmente.
Após realizar o vínculo, clique em Selecionar.
Para incluir uma nova forma de recebimento, clique em Adicionar forma de recebimento. Caso não possua nenhuma forma de recebimento e deseje cadastrar, acesse a ajuda Formas de Recebimento.
Observação:
Sempre que um pedido for importado sem uma forma de recebimento mapeada, a forma selecionada no campo Forma de recebimento padrão será utilizada.
Configurar aba Formas de frete
Em Formas de frete pode ser realizado o mapeamento das formas de frete presentes no e-commerce, com as formas de envio cadastradas em sua conta no ERP.
Para isso, no campo Forma de envio e Forma de frete , selecione a forma de frete que deseja mapear.
Em Código na integração , clique no botão Relacionar forma de frete.
Na janela que será exibida, informe o Identificador do pedido na integração para que o ERP realize a busca de qual forma de frete está inserida no mesmo para que o vínculo seja realizado. Desta forma, todas as vendas com a mesma forma de envio do pedido utilizado como exemplo, serão identificadas com a forma escolhida anteriormente.
Se a forma de envio não for localizada na busca pela venda e você tiver o código para mapeamento, clique no botão Informar código manualmente e insira a respectiva informação.
Caso precise adicionar novas formas de frete, clique em Adicionar.
Ao final, não esqueça de Salvar as configurações.
Observações:
- Ao adicionar as formas de frete selecionadas o ERP busca as formas de envio já configuradas em sua conta.
- Para mapear as formas de frete da Frenet, acesse a ajuda Mapear formas de frete Frenet.
Recepção de pedidos do e-commerce no ERP
Os pedidos realizados na VirtUOL serão listados em Menu → Vendas → Pedidos no e-commerce na Aba da loja virtual.
Vale lembrar que é possível Filtrar os pedidos por situação e por período.
Após isso, Selecione os pedidos desejados e clique em Receber pedidos. Com esta ação os pedidos serão recebidos no ERP e ficarão visíveis em Menu → Vendas → Pedidos de Venda.
Como enviar produtos do ERP para a VirtUOL
Para enviar o cadastro de produtos do ERP para a VirtUOL, acesse Menu → Cadastros → Produtos → Marque o item que deseja enviar na lateral esquerda → Enviar para o e-commerce.
Campos enviados:
- Código (SKU)
- Descrição
- Estoque atual
- Preço de venda
- Preço promocional
- Altura embalagem
- Largura embalagem
- Comprimento embalagem
- Diâmetro embalagem
- Peso bruto
- Descrição complementar
- Imagens
- Variações
- Id da categoria no ERP
- GTIN
- Slug
- Marca
A seguir, no campo Plataforma , selecione a opção VirtUOL.
Para atualizar o estoque do produto, marque a opção Atualizar estoque no e-commerce.
Caso desejar interromper o envio se algum produto for rejeitado, marque a opção Parar o envio em lote caso algum produto seja rejeitado.
Agora, clique em Avançar para prosseguir com o envio dos produtos.
A seguir, são apresentados os dados de envio dos produtos, por exemplo: Identificador na VirtUOL, Descrição, Código (SKU), Preço e Estoque.
Clique em Enviar para concluir o envio dos produtos para a VirtUOL.
O aviso do envio de produtos com sucesso, representa que os mesmos foram enviados à VirtUOL.
Para enviar a lista completa dos produtos no ERP para o e-commerce, acesse a ajuda Enviar produtos em lote ao e-commerce.
Informações relacionadas
Reajustar preço dos produtos no ERP e atualizar na VirtUOL
Para realizar os ajustes nos preços dos produtos cadastrados no ERP e após atualizar na loja virtual, acesse Menu → Cadastros → Produtos → Mais ações → Reajustar preço dos produtos.
Utilize as opções de Filtros caso deseje, ou clique direto em Listar produtos.
Após isso, será exibido a lista dos produtos, clique em Informar reajuste.
Selecione os produtos que deseja atualizar os preços, utilize uma das opções disponíveis para atualizar os preços: por reajuste de Percentual , ou adicione o novo preço em cada produto na coluna Novo preço , marque a opção Atualizar preços no e-commerce e selecione a integração correspondente, por fim clique em Salvar.
Enviar estoque dos produtos no ERP ao e-commerce
Enviar quantidade em estoque em lote
Para realizar o envio da quantidade em estoque dos produtos ao e-commerce em lote, acesse Menu → Cadastros → Produtos → Selecione os produtos → Mais Ações → Enviar estoque ao e-commerce.
Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio da quantidade em estoque dos produtos na lista que será exibida.
Após selecionar as integrações, defina se será enviado o saldo Físico ou Disponível dos produtos.
Clique no botão Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Estoque.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Enviar quantidade em estoque de forma individual
Caso queira enviar somente a quantidade em estoque de um produto específico, acesse o Menu de contexto do produto e clique em Enviar estoque ao e-commerce.
No campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio da quantidade em estoque do produto na lista que será exibida.
Após selecionar as integrações, defina se será enviado o saldo Físico ou Disponível dos produtos.
Clique no botão Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Estoque.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Enviar preço dos produtos no ERP ao e-commerce
Enviar preços em lote
Para realizar o envio dos preços dos produtos ao e-commerce em lote, acesse Menu → Cadastros → Produtos → Selecione os produtos → Mais Ações → Enviar preços para o e-commerce.
Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio dos preços na lista que será exibida.
Após definir para qual ou quais integrações será realizado o envio dos preços, clique em Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Enviar preço de forma individual
Caso queira enviar somente o preço de um produto em específico, acesse o Menu de contexto do produto e clique em Enviar preços para o e-commerce.
Agora, no campo Plataforma você pode selecionar mais do que uma integração para o envio dos preços na lista que será exibida.
Após definir para qual ou quais integrações será realizado o envio dos preços, clique em Selecionar. A seguir, serão exibidos os dados deste produto como: Identificador do anúncio, Descrição, Código (SKU) e Preço.
Para concluir o processo de envio, clique em Enviar.
Sincronizar situação dos pedidos
Atenção!
Para realizar a sincronização da situação dos pedidos, é necessário que tenha configurado a importação dos pedidos do e-commerce para Pedidos de venda e realizado o Mapeamento das situações. Caso não tenha realizado essas configurações, realize as mesmas com o auxílio da ajuda Configurar integração com a Loja VirtUOL.
Acesse Menu → Vendas → Pedidos do e-commerce → Selecione a loja virtual → Marque os pedidos que já foram enviados e clique em Sincronizar situação.
Observação:
Ao sincronizar situação, o status presente em Situação no ERP corresponderá a situação do pedido no e-commerce conforme o mapeamento realizado.
Enviar código de rastreio para a VirtUOL
Atenção!
O envio do código de rastreio para VirtUOL, pode ser realizado com o transportador Correios , Transportadora ou demais formas de envio. Deve ser informado o transportador no Pedido de Venda ou na Nota Fiscal e por fim, gerar o agrupamento (PLP) no módulo de Expedição. Veja como gerar a Expedição.
Acesse o módulo de Expedição, selecione a forma de envio Correios/Transportadora → Aba Concluídas → Clique no Menu de contexto ao lado da expedição gerada → Enviar código de rastreio para o e-commerce.
Observação:
Ao enviar o código de rastreio, o status dos pedidos serão alterados para Enviados na VirtUOL. Também, os seguintes dados são sincronizados: número da NF, data de emissão, forma de frete, nome do transportador e série da nota fiscal.
Após isso, ao acessar a expedição será adicionado um Marcador que identifica quando o código de rastreio já foi enviado para VirtUOL.
Marcar pedidos como entregues na VirtUOL
Ao marcar os pedidos como entregue no ERP, os mesmos serão sincronizados com o status Entregue na VirtUOL.
Para isso, acesse Menu → Vendas → Expedição → Selecione a forma de envio → Aba Concluídas → Clique no Menu de contexto ao lado da expedição gerada → Marcar pedidos como entregue.
Assim, será adicionado na expedição um Marcador que identificará que a venda já foi marcada como entregue e sincronizada na VirtUOL.
Dicas e informações adicionais
- Caso seja necessário realizar a exclusão dos mapeamentos dos produtos com a sua plataforma, acesse Configurações → Aba E-commerce → Integrações e marque a integração desejada. Depois, clique em Mais ações → Excluir todos os anúncios no ERP. É importante mencionar que esta ação, depois de concluída, não poderá ser desfeita.
- Após importar um pedido, é possível realizar o cadastro do produto no ERP, através do lançamento de estoque, disponível no Menu de contexto , localizado ao lado do pedido ou da nota → Lançar estoque.
- Se desejar, você pode realizar a importação de produtos através de planilha de acordo com o nosso layout disponibilizado em Importador de produtos.
- Sempre que um pedido é importado, o cliente automaticamente é cadastrado em Cadastros → Clientes e fornecedores.
