Entenda o fluxo de pedidos e suas etapas
O módulo Pedidos de Venda atua como um centralizador que reúne, em uma única tela, os pedidos de todos os canais de venda, como:
- E-commerces e Marketplaces: importação e integração das suas vendas online.
- Vendas Físicas (PDV): vendas realizadas no balcão são sincronizadas em tempo real.
- Vendas Diretas: pedidos inseridos manualmente no sistema, vindos de canais como WhatsApp, Instagram ou Telefone por exemplo.
Para acessar o módulo, siga:
- Menu > Vendas > Pedidos de Venda
Confira os tópicos abaixo para entender o funcionamento geral do módulo.
Situações dos pedidos (status)
Cada etapa da sua venda é representada por uma situação (status) dentro do sistema.
Acompanhar essas mudanças ajuda você a entender exatamente onde o pedido está e qual é o próximo passo da sua operação — desde o momento em que a venda cai no sistema até a entrega ao cliente.
Observação: os pedidos não precisam passar obrigatoriamente por todas as situações. O ERP permite que automações sejam ativadas, fazendo com que o pedido pule alguns status automaticamente, de acordo com as parametrizações definidas no sistema.
Confira abaixo o que significa cada situação no ERP:
Situação |
O que significa |
Todos |
Centraliza todos os pedidos (independente do status). |
Em aberto |
Pedido criado no ERP da Olist, aguardando aprovação de pagamento (ex: boletos). |
Aprovado |
O pagamento foi confirmado no canal de venda e o pedido foi sincronizado no ERP (ou alterado manualmente por você).
É aqui que o seu fluxo de separação e envio começa. |
Preparando envio |
O pedido entra nessa etapa quando:
|
Faturado |
A Nota Fiscal foi emitida e autorizada pela Sefaz. |
Pronto para envio |
Expedição concluída e pedido pronto para postagem. |
Enviado |
Pedido postado ou coletado pelo parceiro logístico. |
Entregue |
O produto foi entregue ao destino final. Esse status é atualizado de forma automática pela expedição ou pode ser alterado manualmente pelo usuário. |
Não entregue |
Ocorreu um problema na operação logística (ex: destinatário ausente ou endereço incorreto). O marketplace identifica a falha e o ERP sincroniza a informação, atualizando o status automaticamente. |
Dados incompletos |
Status comum para canais como Shopee e Amazon quando o pedido é gerado sem confirmação de pagamento ou com dados do cliente ainda ocultos.
Após a confirmação, ele avança para "Aprovado". |
Etapas no fluxo de pedidos (vendas)
Para organizar sua operação, o ERP funciona como uma esteira integrada. O seu pedido avança de forma automática ou manual por diferentes telas do sistema, seguindo esta ordem lógica:
-
Pedidos de Venda: é a porta de entrada. Onde você recebe, centraliza e acompanha o status de todas as suas vendas.
-
Notas Fiscais: onde ocorre o faturamento. As notas são geradas e enviadas para autorização da Sefaz.
- Expedição: início da etapa logística, onde os pedidos são agrupados por transportadora para a geração das etiquetas de envio.
Dica: agora é possível fazer a impressão de etiquetas com um clique, diretamente da tela de pedidos, sem a necessidade de acessar o módulo de expedição. Para mais informações acesse: Impressão de Etiquetas Com um Clique
- Separação: etapa logística opcional de conferência e embalagem. Esse módulo (disponível a partir do plano Impulsione), permite validar cada item via listagem (digital/impressa) ou bipagem de código de barras antes de fechar a caixa, evitando o envio de produtos errados.
Observação: a etapa de separação é uma funcionalidade avançada, ideal para empresas que possuem setores separados ou equipe dedicada no depósito. Caso sua operação não exija essa conferência estruturada, seus pedidos podem seguir direto para a etapa de Expedição para agrupamento e emissão de etiquetas.
Entenda as legendas e ícones dos pedidos
Ao olhar para a sua listagem de pedidos de venda, você notará pequenas bolinhas coloridas com letras na coluna Integrações. Elas funcionam como um termômetro visual para você acompanhar, de forma rápida e sem precisar abrir o pedido, quais etapas da esteira já foram concluídas.
Conheça o significado de cada referência para dominar a gestão das suas vendas (para facilitar a sua leitura, dividimos essas siglas por categorias):
Origem do pedido de venda
-
P — Proposta Comercial: Indica que esse pedido foi gerado a partir de uma proposta comercial (orçamento).
-
OP — Ordem de produção: Sinaliza que o pedido foi gerado a partir da ordem de produção.
-
OS — Ordem de serviço: Indica que a venda está associada a uma prestação de serviço interna.
-
V — Origem Multiempresa: Indica que o pedido foi originado pelo recurso do multiempresa.
- Logo do e-commerce: Identifica visualmente por qual loja virtual ou marketplace a venda entrou no seu ERP.
Emissão de notas fiscais
-
N — NF-e (modelo 55) emitida: Sinaliza que a nota fiscal do pedido já foi gerada no sistema.
-
NC — NFC-e emitida: Indica a geração de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (usada em vendas diretas ao consumidor final).
- S — NF de serviço (cor lilás): Identifica que o pedido possui uma Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) vinculada a ele.
Fluxo logístico e estoque
-
E — Estoque lançado: Indica que os produtos deste pedido já tiveram a baixa realizada no seu estoque.
-
S — Separação (cor marrom): Mostra que o pedido já foi enviado para a etapa de separação física no estoque.
- EX (Expedição): Indica que o pedido já entrou na etapa de expedição para agrupamento (por transportadora) e despacho.
- FF (E-fulfillment): Mostra que o pedido faz parte de uma operação de fulfillment (onde o estoque e o envio são geridos diretamente pelo parceiro/marketplace).
Financeiro
- C — Contas lançadas: Sinaliza que o financeiro desta venda (contas à receber) já foi registado no sistema.
Integrações e envios
- Ícone de envelope: Confirma que o documento foi compartilhado ou a nota fiscal foi enviada por e-mail para o cliente.
- Ícone de elo/corrente: Mostra que os dados da NF-e já foram integrados e enviados de volta para o e-commerce ou marketplace.
Automação do fluxo de vendas
Para eliminar gargalos e tarefas manuais na sua operação, você pode definir regras para que o próprio ERP dê andamento aos pedidos pela esteira de vendas de forma totalmente automática.
Com o fluxo automatizado, o sistema executa ações como:
- Emissão e autorização da Nota Fiscal.
- Lançamento e baixa imediata no estoque.
- Mudança de status do pedido durante o processo.
Para ativar essas automações, acesse as instruções: Como configurar as automações do fluxo de vendas no ERP
