Controle de lotes e validades de produtos
O controle de lote e validade é essencial para quem vende produtos perecíveis.
Com essa funcionalidade, você organiza o estoque para enviar primeiro os itens com vencimento mais próximo. Isso evita que os itens em seu estoque passem do prazo de validade, inviabilizando as vendas.
Pré-requisitos
A funcionalidade está disponível na Loja de Extensões do ERP para os novos planos Construa, Impulsione e Domine, e para os antigos planos Crescer, Evoluir, Potencializar, Essencial e Grande.
A funcionalidade de controle de lotes e validades permite que você tenha mais precisão na gestão dos seus produtos. Os principais objetivos são:
- Controlar a data de validade dos itens cadastrados.
- Rastrear produtos por meio do número do lote.
- Enviar os dados fiscais sobre lotes na sua Nota Fiscal eletrônica (NF-e).
Como funciona
Para utilizar este recurso, é preciso informar as validades e os lotes dos produtos que deseja ter este controle. No fluxo abaixo, veja como é realizado este processo:
- O primeiro passo é configurar o produto no ERP para que ele possa controlar lotes e validades. O ERP permite que sejam inseridos estes dados através de ordem de compra, nota de entrada ou ordem de produção do produto.
- Informar dados sobre os lotes e validades dos produtos. Se a nota fiscal for importada via XML do fornecedor, os dados dos lotes serão sugeridos de acordo com os dados encontrados no XML.
- No Controle de Estoques, os lotes e validades dos itens são listados para que você tenha total controle de quantas unidades estão disponíveis no estoque.
- Realizar uma venda, que pode ser através de um pedido de venda ou de nota fiscal.
- Lançar o estoque desta venda.
- Informar dados sobre os lotes e validades dos produtos:
- Se a configuração de lançamento de estoques for automática, os lotes com vencimento mais próximo da data serão escolhidos para registro;
- Se o lançamento for manual, os lotes com vencimento mais próximo da data serão sugeridos, porém a escolha é do vendedor.
Como instalar a extensão lotes e validades
Para começar, você precisa instalar a extensão em sua conta. Siga estes passos:
- Acesse o caminho menu > início > Loja de extensões.
- Na tela de extensões, busque pela extensão Lotes e validades e clique em Instalar.
- Para finalizar, confirme a instalação na janela que aparecerá.
Pronto! A extensão já está ativa em sua conta.
Cadastro de produtos com controle de lotes e validades
Após instalar a extensão, o próximo passo é definir em quais produtos você deseja utilizar o controle de lotes e validades. Confira abaixo:
- Acesse o menu > cadastros > Produtos.
- Localize o produto desejado e clique para editar.
- Na aba dados gerais, encontre o campo Controlar lotes.
- Selecione a opção Sim e clique em salvar.
Como lançar a entrada de estoque com lote e validade
Sempre que você adicionar estoque de um produto com o controle ativado, será necessário informar os dados de lote e validade. O processo varia um pouco dependendo de como a entrada é feita.
Entradas por ordem de compra ou nota fiscal de entrada
Ao lançar o estoque a partir de uma compra, o sistema abrirá uma janela para que você preencha as informações do lote.
Campos para preencher: número do lote, data de fabricação e data de vencimento.
- Como adicionar vários lotes para o mesmo item
Se um mesmo produto chegou com diferentes lotes ou validades, clique no menu ao lado da quantidade e escolha +informar outro lote.
Se você estornar o lançamento de estoque de uma compra, os registros de lote vinculados a essa entrada serão zerados. Ao lançar o estoque novamente, você precisará informar os dados do lote mais uma vez.
Dica: se as informações já estiverem incluídas no XML das Notas Fiscais enviadas pelo fornecedor, os dados de lotes e validades serão buscadas pelo ERP.
Importante: ao estornar os estoques de entrada dos produtos com controle de lotes, estes mesmos lotes relacionados em notas de venda ou pedidos de venda serão desvinculados.
Entradas por ordem de produção
Ao finalizar uma ordem de produção e lançar a entrada do produto fabricado no estoque, é possível informar os dados do lote.
- Efetue o lançamento de entrada do produto no estoque.
- Na tela seguinte, informe os lotes e as validades.
- Se a lançamento possui mais de um lote, use a opção +informar outro lote para adicionar os demais.
Entradas via Controle de Estoques
- Acesse suprimentos > Controle de Estoques.
- Faça o lançamento de entrada para o produto desejado.
- O ERP abrirá a janela para você informar os dados de lote e validade.
Saída de estoque
Saídas por pedidos de venda ou nota fiscal de venda
Quando você vende um produto, o sistema gerencia a saída do lote da seguinte forma:
- Lançamento Automático: se o seu ERP está configurado para dar baixa automática no estoque, ele sempre selecionará o lote com a data de vencimento mais próxima.
- Lançamento Manual: se você faz o lançamento manual, o sistema abrirá uma tela e irá sugerir o lote com o vencimento mais próximo. No entanto, você terá a liberdade de selecionar um lote diferente, se for necessário.
Como alterar o lote de uma venda já lançada?
Se precisar corrigir ou alterar o lote de um item em uma venda que já teve o estoque lançado, siga estes passos:
- Primeiro, estorne o estoque da venda ou da nota fiscal.
- Em seguida, lance o estoque novamente.
- Na tela de lançamento manual, informe o lote correto para a saída.
Dica: é possível informar e reservar um lote específico em uma Nota Fiscal antes mesmo de dar a baixa no estoque. O lote ficará vinculado àquela nota até que o lançamento de estoque seja feito.
Saída Manual via Controle de Estoques
Você também pode registrar uma saída avulsa diretamente no controle de estoque.
- Acesse suprimentos > Controle de Estoques e inicie um lançamento de saída.
- O ERP abrirá a janela de seleção de lotes, sugerindo aquele com o vencimento mais próximo.
- Confirme a sugestão ou escolha outro lote para a baixa. Se precisar dar saída em mais de um lote para o mesmo item, utilize a opção +informar outro lote.
Envio de informações dos lotes para o SEFAZ
Depois que uma venda é faturada, as informações do lote são enviadas para a SEFAZ junto com a nota.
- Envio para a SEFAZ: ao autorizar uma NF-e, os dados de lote e validade de cada produto são enviados automaticamente.
- Impressão na DANFE: as informações do lote só aparecerão na DANFE impressa após a nota ser autorizada pela SEFAZ.
- Consulta no ERP: você pode ver os detalhes do lote a qualquer momento acessando a nota fiscal, clicando sobre o produto e abrindo a aba Lotes e Validades.
Importante: uma vez que a Nota Fiscal é autorizada pela SEFAZ, os dados do lote vinculados a ela não podem mais ser editados, apenas consultados.
Como realizar o controle de estoque
A tela de Controle de Estoques é o seu principal painel para gerenciar os lotes de cada produto.
Aba Lotes e validades
Para cada produto com o controle ativo, você encontrará a aba Lotes e Validades. Ela oferece uma visão detalhada do seu estoque.
Indicadores visuais de vencimento
Para ajudar na identificação rápida do status de cada lote, usamos as seguintes cores:
- Verde: o lote possui produtos que não estão vencidos ou vencendo hoje.
- Amarelo: o lote possui produtos vencendo hoje.
- Vermelho: o lote contém produtos vencidos.
- Cinza: o lote não possui produtos em estoqu.
Ao clicar sobre o registro do lote, são informados detalhes referentes àquele lote, inclusive com os registros das entradas e saídas. Vale para lançamentos por Ordens de compra, Notas Fiscais de Entrada, Pedidos de venda, Notas Fiscais de venda ou lançamentos manuais.
Através do menu ao lado da Data de Validade, é possível alterar a data de fabricação e vencimento do lote.
Dica: caso você deseje realizar a exclusão de um registro de lote e validade, será necessário realizar a exclusão da movimentação de estoque de origem a partir da aba Lançamentos.
Transferência entre depósitos
Ao transferir um produto com controle de lote entre seus depósitos o sistema solicitará que você selecione o lote específico que está sendo movido.
Para mover mais de um lote na mesma transferência, use a opção +informar outro lote.
Se precisar consultar os lotes disponíveis e suas quantidades, clique em Exibir lotes disponíveis no mesmo menu.
Lançamento de balanço
Ao efetuar balanço dos seus itens com controle de estoques, logo após informar a quantidade de saldo em estoque, é aberta a tela para informar quais são os lotes desta nova contagem.
Importante: a partir dos lançamentos de balanço, as quantidades em estoque ficarão relacionadas com estes lotes indicados no lançamento manual. Os lotes que estavam registrados anteriormente ficam apenas para histórico, mas sem que as suas quantidades em estoque impactem no gerenciamento do módulo.
Inventário de Produtos
O processo para informar lotes após gerar um inventário é feito em duas etapas:
- Primeiro, gere o relatório em suprimentos > Controle de Estoques > mais ações > Gerar inventário e preencha as quantidades.
- Depois, volte para a tela de Controle de Estoques, encontre o produto e localize o lançamento de inventário.
- No lançamento efetuado, clique no menu ao lado da Data e hora e escolha a opção Informar lotes e validades para indicar aqueles que foram inventariados.
Como utilizar o relatório de lotes e validades de produtos
Acesse menu > suprimentos > relatórios para verificar o relatório Lotes e Validades dos Produtos.
O objetivo é fornecer informações para que você possa analisar os lotes com base em suas datas de vencimento.
Para visualizar o total de itens a vencer de determinado produto, marque agrupar por produto antes de gerar o relatório.
